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Hai presente lo slogan “Ambiente lavorativo dinamico”? Nel bene o nel male, questa definizione – decisamente abusata – coincide con continue  interruzioni del tuo lavoro, scambi con il collega della scrivania a fianco, meeting dell’ultimo minuto. Sono tutti imprevisti “analogici”, ai quali dobbiamo aggiungere la variabile digitale. Perché viviamo un’epoca in cui la tecnologia permea ogni aspetto della nostra vita privata e, soprattutto, professionale.

L’ambiente digitale moderno, con la sua incessante serie di notifiche, email e messaggi, spinge professioniste e professionisti di qualsiasi ambito verso un multitasking eccessivo e controproducente. Questa condizione non è un’esclusiva del lavoro in ufficio. Che tu abbia conquistato lo sdoganato smartworking, che ti permette di lavorare a casa mentre fai la lavatrice, o ti definisca nomade digitale, avrai comunque a che fare quotidianamente con un’infinità di stimoli.

Il problema è che la continua esigenza di rispondere in tempo reale a questi input (il multitasking, appunto) può seriamente compromettere la nostra capacità di concentrarci su compiti che richiedono un’attenzione prolungata e uno sforzo cognitivo significativo.

Ma quindi possiamo considerare il multitasking come una competenza, un traguardo da raggiungere? O invece si tratta di un approccio alla vita professionale complesso, che rischia di mettere a repentaglio la qualità del nostro lavoro o addirittura la nostra salute mentale?

In questo articolo provo ad andare a fondo della questione multitasking, per capire se esistono approcci corretti e strategie mirate per convertire il multitasking da potenziale trappola a leva di efficienza.

Multitasking digitale, distrazione e concentrazione

Vuoi sapere qual è il principale nemico di qualsiasi attività professionale? La distrazione.

La tentazione di controllare le notifiche social o di “dare un’occhiata veloce” alla casella di posta elettronica o a un sito di news può interrompere il flusso di lavoro e diluire la qualità del nostro impegno professionale. Più semplicemente, queste piccole e innocenti distrazioni ci portano in un altrove, un’altra dimensione fatta di altri stimoli da fronteggiare, che si sommeranno ai precedenti. Il risultato? Una grande difficoltà a ritrovare la concentrazione e a rimettere a fuoco ciò che si stava facendo prima. Per giunta, questo saltapicchiare da uno schermo all’altro ci dà l’illusione di efficienza, ci fa sentire rapidi quando invece stiamo rischiando di allungare i tempi produttivi. Possiamo dunque parlare di multitasking controproducente quando il passaggio costante da un’attività all’altra porta a superficialità, errori, e una generale sensazione di affaticamento mentale.

Multitasking

Se ti senti chiamato o chiamata in causa, non pensare che sia un problema solo tuo. La pandemia Covid-19, per esempio, ha accelerato un processo di “distrazione di massa”. La mancata distinzione tra gli spazi fisici e i tempi lavorativi da quelli personali, privati, ha reso difficile mantenere la concentrazione.

Per giunta, lo scrolling costante e rapidissimo su Instagram o TikTok ci sta abituando sempre più a contenuti brevi, a “pillole” che condensano grandi quantità di informazioni in pochi secondi.
Non sono solo i giovani della Gen Z, nativi digitali, a preferire questo tipo di piattaforme. Ormai siamo tutti abituati a questo bombardamento di informazioni che ha portato a un abbassamento diffuso della soglia dell’attenzione, a una modalità di consumo informativo frenetico difficile da controllare.

Insomma, oggi restare concentrati e focalizzati sulla stessa pagina, sullo stesso progetto, e dribblare qualsiasi tentazione del web, non è per niente facile.

4 consigli per evitare la trappola del multitasking

Ma allora quali sono le strategie per evitare che il multitasking si tramuti in una trappola? Quali sono le pratiche quotidiane che possiamo adottare, in campo lavorativo, per evitare le distrazioni e per mantenere più alta la concentrazione?

Ecco 4 strategie da mettere in pratica per massimizzare la tua produttività.

  1. Dai una priorità alle tue attività.
    La prima cosa importante da fare è saper distinguere i compiti più urgenti e importanti dalle task che puoi rimandare a un secondo momento o delegare. Puoi farti aiutare dalla Matrice di Eisenhower, un metodo semplice e infallibile per organizzare il flusso del tuo lavoro e assegnare alle tue attività la giusta priorità. Ti lascio questa risorsa dal sito di Asana.
  2. Elimina le distrazioni maggiori.
    Ok, è chiaro: non puoi andare in ufficio lasciando il tuo smartphone a casa, anche perché lo stesso telefono ti può servire per lavoro. Però puoi certamente silenziare il gruppo WhatsApp “Genitori 4°B” o “Giovedì calcetto”, per evitare che ogni notifica (sonora o vibrante che sia) ti faccia perdere il filo dell’importante email che stavi scrivendo.
  3. Fai delle pause.
    Non voglio tirare fuori la famosa tecnica del pomodoro, che prevede pause di 5 minuti ogni 25 di lavoro, ma il concetto alla sua base è certamente importante. Fare pause anche brevi ti permette di rilassare la mente e tornare a lavorare con maggiore concentrazione. Stabilisci tu quando prenderti una pausa e quanto lunga deve essere. L’importante è che sia un momento consapevole che hai programmato, e non un’interruzione improvvisata nel bel mezzo di una task.
  4. Cura il tuo ambiente lavorativo.
    Cerca di creare uno spazio di lavoro ordinato, ben illuminato, con tutti gli strumenti di cui hai bisogno. Pensa al desktop del tuo computer. Pochi file e cartelle ordinate ti faranno perdere meno tempo e ti daranno un senso di pulizia che favorirà la concentrazione. La stessa cosa vale per la tua scrivania fisica, non importa se è il tavolo di casa o il desk di un co-working.

Questi che ti ho dato sono tutti ottimi consigli che puoi adottare anche nello studio o in qualsiasi momento tu voglia dedicarti a un’attività specifica che necessita concentrazione. 

Multitasking

Come gestire lo stress e trovare il proprio workflow: i nostri consigli

Se invece sei un* professionista che si sveglia al mattino con in testa una quantità di piccole o grandi task (che tendono all’infinito) che dovrai (dovresti?) ultimare al termine della giornata, la faccenda si fa più complicata.

Anche se magari non ti occupi, come noi, di aggiornare plugin WordPress o strutturare e-commerce, voglio parlarti del nostro lavoro e provare a darti qualche consiglio su come gestire lo stress, evitare il multitasking controproducente e trovare il tuo ritmo di lavoro.

Io e Anna facciamo questo lavoro da più di 15 anni. In passato ci è capitato di essere fagocitati dallo stress, dall’ansia di non riuscire a consegnare in tempo un progetto e di non essere abbastanza organizzati.
A un certo punto ci siamo resi conto che lo stress si rifletteva anche sulle nostre vite private e abbiamo cercato una soluzione. Ci siamo rivolti a Stefania Brucini che con il suo corso Vivi il tuo Ikigai ci ha permesso di trovare un nostro modello di organizzazione funzionale e sereno.

Quale? Qui sotto provo a elencarti i punti chiave del modello che abbiamo adottato. Sappi che non sarà necessariamente quello più adatto per te, per il tuo equilibrio lavorativo. La gestione del tempo è molto personale e ognuno di noi deve trovare e sperimentare le proprie strategie. Queste sono le nostre:

  • abbiamo imparato a dire di no ad alcune richieste: non prendiamo mai in carico troppi progetti insieme e cerchiamo di dare la massima attenzione a quelli che seguiamo, scegliendo quelli più in linea con il nostro modo di lavorare;
  • suddividiamo ogni progetto in step: strategia, progettazione, fase creativa, confronto con il cliente, modifiche, test e consegna. Creiamo una roadmap che condividiamo internamente a WAY e con il cliente in modo da essere tutti allineati sull’avanzamento dei lavori. Ognuno ha i suoi compiti con delle scadenze e sa chi deve fare cosa;
  • ci occupiamo di una cosa per volta: evitiamo il più possibile il caos del multitasking, focalizzandoci nel peggiore dei casi su due task nello stesso momento. Come riporta questo studio dell’American Psychological Association, due attività specifiche e diverse si possono gestire in contemporanea senza particolare affaticamento mentale;
  • pianifichiamo la settimana il venerdì precedente: definiamo obiettivi e usiamo un calendario in cui inseriamo tutte le attività ordinate in base alla loro priorità. Cerchiamo di non sovraccaricare mai ogni singola giornata e rimandiamo le task meno urgenti al giorno successivo;
  • dividiamo la giornata di lavoro in blocchi di 45 o 90 minuti, in base alla complessità dell’attività e ai nostri impegni. Cerchiamo di dare una priorità a tutti i compiti da portare a termine, iniziando sempre la giornata con l’attività che richiede più tempo e concentrazione;
  • deleghiamo all’esterno alcune attività per dedicarci in maniera più efficiente ai nostri progetti e ai nostri clienti. Sappiamo che delegare in momenti critici o distribuire equamente la mole di lavoro tra colleghi è sempre difficile. Tuttavia è importante evitare di farsi carico di task troppo impegnative o per le quali non si è particolarmente competenti;
  • ci aggiorniamo costantemente: come si suol dire, “restare sul pezzo” è fondamentale. La formazione su nuovi strumenti e metodologie utili nel proprio ambito lavorativo aiuta sicuramente a rimanere efficienti e a perdere meno tempo.

Spero che questi consigli possano rivelarsi utili anche per la tua attività.
A proposito del calendario appena menzionato, ti consiglio di usare una delle tante app di organizzazione e suddivisione quotidiana delle task. Se ancora non lo usi, puoi partire dal semplice Google Calendar, e magari fare uno step up con Trello o Asana, che noi usiamo quotidianamente come planner per i progetti e la comunicazione di Way.

Una sfida che diventa opportunità

Il multitasking nell’era digitale è un’arma a doppio taglio, immagino che ora ti sarà chiaro. Ma esistono strategie e buone pratiche per limitare una gestione del tempo caotica e razionalizzare il flusso di lavoro. Quello che devi fare è trasformare questa sfida in un’opportunità per massimizzare la produttività e la concentrazione nel lavoro di tutti i giorni. Ma non solo: trovare il modo giusto per gestire molteplici attività lavorative aiuterà ad aumentare la tua soddisfazione e a ridurre lo stress quotidiano.

Prima di salutarti mi riaggancio a quanto scritto prima in merito al restare continuamente aggiornati. Ti consiglio la lettura del post Perfezione e crescita continua: applicare Kodawari e Kaizen nel web design. Nell’articolo ti spieghiamo l’approccio di due filosofie giapponesi applicate al web design, ma che si possono adattare bene al discorso fatto sul multitasking.

Ora tocca a te raccontarci la tua storia: come gestisci il multitasking e quali strategie hai trovato più efficaci per migliorare la tua produttività? Condividi le tue esperienze scrivendoci a [email protected]