Quanto tempo serve per fare un sito web?

“Quanto tempo ci vuole per fare un sito web?” Probabilmente è una delle poche domande che ti interessano davvero quando ti affidi a una web agency! 

Intendiamoci, è una domanda più che legittima. Vorresti una data certa, un calendario chiaro, la sicurezza di avere un risultato nei tempi che hai stimato senza ritrovarti in un loop infinito di posticipi. Dare una risposta netta però sarebbe troppo semplice, perché il tempo per fare un sito web dipende da tante variabili che non sempre sono sotto l’esclusivo controllo di un’agenzia.

Esistono tempi tecnici, sì, e quantificarli non è troppo complicato. Spesso però sottostimiamo dinamiche ben più imprevedibili che possono incidere in modo sostanziale sulla definizione dei tempi e – secondo la nostra esperienza – la maggior parte delle volte si tratta di variabili squisitamente umane.

Processi decisionali frammentati, materiali che tardano ad arrivare, disorientamento nella visione strategica del progetto oppure ancora feedback ermetici e troppo a libera interpretazione… sono tutti elementi che allungano ogni passaggio. Ciò non significa che una web agency sia esente da responsabilità, ma che per portare avanti un progetto in modo fluido serve una sinergia fra tutte le parti coinvolte!

Come avrai intuito, la variabile determinante che incide sul tempo per fare un sito web è legata alla complessità tecnica del sito, e alla lucidità organizzativa nel processo di lavoro. Se l’obiettivo comune è lavorare su basi solide e in tempi sostenibili – anziché intraprendere una corsa “a tre gambe”, per di più a ostacoli – sono necessarie responsabilità condivise. 

E dunque, anche tu: quanto sei prontə a seguire il progetto passo passo? Nella tua azienda c’è una figura che può occuparsene oppure devi fare tutto da solə? Chi deve approvare cosa?

I tempi tecnici per fare un sito web

Quando si parla di “tempi tecnici” è utile chiarire una prima distinzione essenziale. Il tempo necessario per fare un sito web è determinato da fasi di lavoro “di default”, cioè tutto ciò che c’è da fare sempre e comunque, a prescindere dalla complessità del sito web da realizzare. Ci sono però delle fasi extra che è bene tenere in considerazione, anche in uno scenario in cui il flusso di lavoro è ordinato e le decisioni arrivano quando servono. Ecco, diciamo che quello che stiamo per raccontarti è un iter completo e realistico nella migliore delle ipotesi: ciò che dovresti sempre considerare quando vuoi organizzare il tempo che ti serve per fare un sito web in modo intelligente.

Le fasi standard

1. Di solito si parte con un brief (cioè un confronto strutturato su obiettivi, pubblico, priorità e vincoli). È un momento molto importante che serve a evitare ambiguità e a chiarire da subito che cosa deve fare il sito e che cosa, invece, è fuori perimetro.
2. Subito dopo si lavora sull’architettura delle informazioni, che significa definire la mappa del sito: quali pagine ci sono, come si collegano, che gerarchia hanno nel menu e che ruolo hanno nel percorso di chi visita.
3. A questo punto entrano in gioco i wireframe, che puoi immaginare come delle “bozze in bianco e nero” delle pagine: non si parla ancora di colori o stile, ma di struttura. In pratica si cerca di mettere in ordine cosa va sopra, cosa sotto e definire una logica. È in questo momento che spesso si parla anche di UX (user experience): un modo semplice per dire che ci si preoccupa di rendere il percorso chiaro e coerente per l’utente, così che le persone capiscano cosa fare senza doverci pensare troppo.

Quando struttura e percorsi sono stabili si passa al UI design, cioè al design dell’interfaccia: layout, tipografia, griglie, componenti e regole visive. Se il wireframe è lo scheletro, la UI è la “pelle” del sito. In questo momento si costruisce spesso un set di componenti riutilizzabili (bottoni, card, sezioni, moduli): è il motivo per cui un sito può essere coerente su tante pagine senza essere ogni volta reinventato.

È anche il momento migliore per pensare all’accessibilità (e cioè far sì che un sito sia fruibile dal maggior numero di persone possibile, tenendo conto di possibili limitazioni o disabilità). Pensaci: se stai facendo un sito da zero, è molto più semplice (e sostenibile) affrontarla in fase di design, mentre definisci scelte come contrasti cromatici, dimensioni dei testi, gerarchie visive ecc. Recuperarla a sviluppo ultimato potrebbe significare di dover rimettere mano a tutto!

È proprio per questo che la fase di progettazione non è un dettaglio estetico ma una parte strutturale del lavoro. Se vuoi approfondire come affrontiamo questi passaggi nei nostri progetti di Web e UX design, trovi qui il metodo con cui costruiamo struttura, interfaccia e accessibilità fin dall’inizio.

Setup tecnico e sviluppo

A questo punto ci troviamo in una fase di lavoro che prende forma anche agli occhi deə non addettə ai lavori. È il momento in cui si inizia a vedere qualcosa di concreto: pagine navigabili su un sito di prova, elementi grafici che diventano componenti reali, un pannello in cui inserire contenuti e fare le prime verifiche… In altre parole, si passa dalla progettazione alla costruzione vera e propria del sito, che in gergo tecnico chiamiamo fasi di setup e sviluppo.

Il “setup” consiste nel preparare l’ambiente di lavoro e mettere in piedi la struttura su cui il sito vivrà. Lo “sviluppo” invece coincide con la trasformazione del tutto in pagine funzionanti. 

È qui che parliamo di:

• Template, cioè un modello di pagina riutilizzabile (per esempio: pagina servizio, pagina articolo, pagina contatti).
• CMS (Content Management System), ovvero quel pannello che ti permette di gestire i contenuti senza toccare il codice del sito (scrivere articoli, aggiornare testi, caricare immagini, organizzare pagine).
• Performance, quanto il sito carica velocemente e non fa “aspettare” chi lo usa.
• Accessibilità, quanto il sito è utilizzabile anche da persone con esigenze diverse da quelle di un utente standard.

Le fasi extra

A seconda del progetto arrivano le integrazioni, cioè le parti in cui il sito deve “parlare” con altri strumenti, e cioè fare sì che tutti gli elementi di un’ecosistema digitale siano in interconnessione: 

• un form che invia le richieste alla piattaforma della newsletter; 
• un CRM (Customer Relationship Management), cioè un software che raccoglie e ordina contatti e richieste; 
• un sistema di prenotazione o di pagamento; 
• una traduzione del sito multilingua;
• l’adeguamento al GDPR (General Data Protection Regulation)

In particolare, tutto ciò che ha a che fare con il GDPR merita un approfondimento a parte – questioni legate a privacy e cookies, per intenderci . Qui ci limitiamo a sottolineare che anche questi aspetti incidono su scelte di design (per esempio banner, form, microcopy) e configurazioni tecniche (tracciamenti, strumenti terzi). 

Se c’è un e-commerce poi, bisogna occuparsi dei termini e delle condizioni di vendita (che solitamente consistono in pagine e testi che spieghino in modo chiaro quali sono le eventuali politiche di reso, recesso o rimborso.

Si tratta di aspetti legali che aggiungono sfumature al discorso puramente tecnico e devono necessariamente coordinarsi fra loro fin dal principio se vuoi davvero evitare di mandare a rotoli il tuo calendario!

Ma non finisce qui. Prima di pubblicare effettivamente un sito serve poi una fase di controllo finale, spesso chiamata “fase di test” (o quality assurance). È il momento in cui si verifica che tutto funzioni correttamente e che nulla vada in tilt compiendo le operazioni elementari. Si controlla che il sito si veda bene da mobile e da computer (un sito responsive), che i moduli inviino davvero le richieste, e che le pagine siano corrette sui browser principali (in ottica cross-browser, cioè usando Chrome, Safari, Firefox, ecc.). 

Le tempistiche ideali per fare un sito web

Abbiamo visto quale dovrebbe essere la successione ideale delle fasi di lavoro, dunque ora possiamo cercare di stabilire un ordine di tempi realistico. Ovviamente ogni progetto è diverso, ma in linea generale, quando va tutto per il verso giusto, possiamo tracciare degli scenari comuni:

• Un sito vetrina semplice, con poche pagine e funzionalità base (home, chi siamo, servizi, contatti), può richiedere dalle 4 alle 6 settimane.
• Un sito medio, con blog integrato, più pagine di servizio e magari qualche funzionalità custom (form complessi, portfolio, integrazione newsletter), si attesta sulle 8-12 settimane.
• Un sito complesso, con e-commerce, aree riservate, contenuti multilingua o integrazioni con sistemi esterni, può superare i 3-4 mesi.

Ma appunto: stiamo parlando di tempi ideali, quelli in cui tutto fila liscio e abbiamo a che fare con unə cliente organizzatə, che fornisce i contenuti nei tempi concordati, prende delle decisioni senza troppi giri a vuoto ed è già abituatə ad avere a che fare con professionistə specializzatə.

Due esempi a confronto

Per esempio, non molto tempo fa ci sono arrivate delle richieste molto simili da due clienti diversə. Entrambə ci avevano commissionato un sito che richiedeva grossomodo la stessa complessità tecnica (numero di pagine simili, stesse funzionalità). Si trattava di due piccole aziende quasi sovrapponibili per numero di dipendenti eppure avevano un’unica grande differenza. Nel primo caso, ci interfacciavamo con unə referente unicə: periodicamente discutevamo i feedback e la direzione del progetto, aggiustando il tiro via via e allineandoci fino al raggiungimento di un prodotto finito di cui eravamo tuttə soddisfattə.

Nel secondo caso invece la situazione era un po’ più caotica: ci interfacciavamo con persone diverse dello stesso team, che, vuoi o non vuoi, imprimevano la propria visione personale nelle sfumature del progetto. È un modo di fare in cui non ci riconosciamo, ma che cerchiamo sempre di approcciare nel modo più costruttivo possibile. 

In vista della conclusione dei lavori abbiamo partecipato a una call che coinvolgeva anche lə titolare e ci siamo ritrovatə a dover rimettere considerevolmente mano al lavoro già fatto. Risultato? I tempi si sono allungati e in questo caso il problema stava proprio nella mancanza di un fronte coeso sulla direzione da prendere.

Quanto incide l’iter decisionale interno nei tempi per fare un sito web?

L’esperienza che ti abbiamo raccontato poco fa dimostra quanto l’iter decisionale interno possa essere decisivo nel determinare i tempi di effettiva consegna di un sito web. Perché anche se un team fa il proprio dovere, tra una fase e l’altra il tempo per fare un sito web lascia spazio a fin troppi ripensamenti: nessuno decide, oppure si decide e poi si torna indietro.

Di solito succede per quattro motivi molto concreti:

• Ci sono troppe persone che possono approvare.
  Avere punti di vista diversi è normale. Il problema nasce quando ogni scelta deve passare da troppe teste: ogni revisione diventa una negoziazione.
• Feedback spezzettati.
  Una mail, poi un messaggio, poi una chiamata, poi interviene chi non aveva visto la bozza. L’obiettivo diventa revisionare nuovamente ciò che era già stato chiuso.
• Ruoli poco chiari.
  Se non è chiaro chi ha l’ultima parola, il progetto resta sospeso anche quando tecnicamente potrebbe andare avanti: è una questione di responsabilità.
• Obiettivi e posizionamento poco definiti.
  Se non è chiaro a chi stai parlando e che cosa vuoi ottenere, prima o poi ci sarà una bozza che non ti convince e si tornerà al punto di partenza.

La soluzione più efficace che abbiamo sperimentato nel nostro piccolo è avere a che fare con un referente unico di progetto. Una persona che si occupa di raccogliere i feedback, metterli in ordine e ottenere le approvazioni necessarie.

Insieme a questo, serve una regola pratica: definire delle finestre temporali di feedback. E quindi, noi consegniamo una bozza? Entro 5 giorni dovrebbero arrivare i commenti e allora noi possiamo procedere. È il modo più rapido per evitare che una fase resti “aperta” per settimane.

E i contenuti?

C’è un altro ostacolo che mette a repentaglio il tempo per fare un sito web e forse è ancora più tangibile. Sono loro, i contenuti: testi, immagini e in generale tutto ciò che il sito deve comunicare oltre che “mostrare”.

I contenuti non sono l’ultima cosa da fare. Fanno parte della progettazione. Senza contenuti (anche solo in bozza) diventa difficile definire con precisione pagine, priorità e struttura. E quando i materiali arrivano tardi, spesso succede questo: si progetta “al buio” e poi si è costretti a correggere in corsa.

Le situazioni più frequenti che noi abbiamo riscontrato nel tempo sono tre:

• “I testi li facciamo dopo”
  Capita, ma è un equivoco: i testi servono prima, almeno come versione provvisoria. Anche pochi punti chiave sono meglio di zero.
• Testi frettolosi e senza direzione.
  Arrivano, ma non rispondono agli obiettivi della pagina o non sono coerenti con il tono del brand. Risultato: si riscrive e i tempi si allungano.
• Materiali visivi disordinati.
  Foto senza criteri, loghi in versioni diverse, file sparsi tra chat e cartelle improvvisate. Anche qui si perde tempo “sul sito” e soprattutto si perde tempo a rimettere tutto in ordine.

Come puoi ottimizzare il tempo per fare un sito web?

La velocità con cui un progetto va avanti dipende da come lavora un’agenzia, ma più in generale da quanto è ordinato il processo decisionale, di feedback e di fornitura dei materiali. Sono tutti aspetti che emergono quando si è consapevoli del proprio progetto digitale.

Quando questo processo è chiaro fin dall’inizio, anche le tempistiche diventano più prevedibili. È il motivo per cui nel nostro servizio di web e ux design strutturiamo ogni progetto digitale con fasi, milestone e ruoli definiti.

Se vuoi evitare che il tuo sito si blocchi in una coordinata spazio-temporale tutta sua, questa checklist potrebbe aiutarti a prepararti affinché non si verifichino tutte quelle situazioni incresciose che abbiamo visto insieme.

Nomina un referente unico

Serve una persona che filtri, riordini e consegni a un’agenzia una direzione univoca invece di dieci opinioni separate.

Chiarisci obiettivi e priorità

Se i tuoi obiettivi sono chiari è più facile scegliere cosa mettere sul sito immediatamente e cosa rimandare a una fase successiva.

Prepara i contenuti in anticipo, anche in bozza

Anche se sono versioni provvisorie, aiutano a progettare il sito in modo più realistico prima che i lavori siano conclusi.

Fornisci feedback strutturati

Una semplice sensazione potrebbe non aiutare, ma un feedback ben motivato aiuta a fare delle modifiche sensate.

Rispetta le scadenze di revisione

Ogni giorno di ritardo su una revisione si somma a cascata sulle fasi sviluppo, test e pubblicazione.

Cerca di evitare ripensamenti tardivi

Meglio fermarsi un attimo in più e rifletterci prima anziché riscrivere intere sezioni quando il sito è già in sviluppo.

Organizza materiali e comunicazioni in modo ordinato

Predisponi degli spazi affinché messaggi o materiali non vengano dispersi: il margine di errore diminuisce e si evita di perdere ore in ricerca e recupero delle informazioni.

Approva le decisioni in maniera esplicita

Confermare le decisioni evitando qualsiasi ambiguità ti evita di dover tornare indietro dopo settimane.